Etikettarkiv: Lysekils kommun i sociala medier

Lysekils kommun: Sociala medier ger transparens för vårt arbete

Kommunikationsanalys har funnits sedan 2013 och i samband med pandemiutbrottet 2020 utökades det publika innehållet på sajten med ett antal nya branscher som kommuner, för analys av deras framgång och närvaro i sociala medier. Här hittar du effektanalyser samt röster från landets kommuner i sociala medier.

Kommunikationsanalys vill inspirera professionella genom att möjliggöra erfarenheter och tips från utvalda varumärken som visar god effekt inom sociala medier, och/eller som belyser den (utmanande) vardag som ansvariga för sociala plattformar möter. En samlingsplats för strategiska och operativa kommunikatörer och chefer.

Denna gång delar Tove Andersson, kommunikationsansvarig vid Lysekils kommun, sina tankar om hur kommunen arbetar med sociala medier för att nå framgång samt hantera uppföljning.

Foto: Tove Andersson och Karolina Samuelsson, Lysekils kommun

Vad vill Lysekils kommun uppnå med sin närvaro i sociala medier?

– Lysekils kommun är en politiskt styrd organisation som finns till för medborgarna. Det är deras behov och förutsättningar vi ska se och möta varje dag. Vi ska kommunicera med dem, vara lyhörda, ta till vara deras synpunkter och ge dem en stor roll i utvecklingen av våra verksamheter. Som en del i det behöver vi möta medborgarna i de kanaler och på plattformar de befinner sig och föra dialogen där. 

– Syftet med att Lysekils kommun finns på sociala medier är att:

  • skapa dialog, förståelse och delaktighet inför beslut genom transparens av vårt arbete
  • sprida kommunal information och lyfta kommunens verksamheter och evenemang
  • marknadsföra kommunen som en attraktiv arbetsgivare för att rekrytera ny personal och sända stolthet till dem som redan arbetar inom koncernen
  • vara ett komplement och driva trafik till kommunens webbplats; lysekil.se.

Hur resonerar och agerar ni för ett lyckat upplägg? 

– Vårt val av kommunikationskanaler utgår alltid från medborgarnas behov och intressen. Vi ska finnas i de sociala kanaler där våra målgrupper finns, lära oss mer om vad som är viktigt för dem, bidra med innehåll och information som engagerar och efterfrågas. Vi ska också vara tillgängliga för frågor och diskussion. Vi vill hitta ytterligare kanaler där vi kan nå, engagera och kommunicera med befintliga och nya målgrupper. Detta genererar fler besökare till lysekil.se och bidrar till att förstärka bilden av Lysekils kommun som plats, organisation och arbetsgivare.

– Ett exempel är vårt arbete med mottagning av ukrainska flyktingar till Lysekil då hela samhället mobiliserade. En kraft och stolthet vi ska ta med oss framöver i vårt arbete. #tillsammansärvilysekilskommun

Lysekils kommun, sociala medier.

– Vår kommunikationsstrategi har under denna tid varit:

  • Vi arbetar med kommunens värdeord som grund – Öppet, enkelt, värdigt
  • Vi kombinerar kanaler för att fånga olika målgrupper
  • Vi är transparenta – det här planerar vi, gör vi, det händer med saker som skänks
  • En gemensam hashtag för att visa att alla vi som bor, arbetar, besöker oss, vårt näringsliv och föreningar skapar Lysekils framtid tillsammans #tillsammansärvilysekilskommun
  • Hela samhället går samman – Alla kan bidra
  • Kommunkoncernen ställer upp tillsammans – Visar stolthet
  • Tacksamhet – Alla som vill bidra på något vis får ett svar från oss för att visa att vi lyssnar och är tacksamma för alla bidrag, små som stora.
  • Förtroende – Vi visar att vi har saken under kontroll

Resurser och innehållsarbete

– Det är vi på kommunikation som har ansvar för de centrala kontona och är utöver det admin för alla andra konton som verksamheterna själva sköter. Vi är sedan i våras tre personer på kommunikation, en medveten förstärkning av kommunledningen för att kunna leva upp till det ökade behovet av kommunikation.  Jag som kommunikationsansvarig, en kommunikatör med fokus skrivande och press och en kommunikatör med fokus på grafiskt arbete, foto och film. 

– Under en period då jag arbetade mycket ensam, då min kollega var sjukskriven, skötte jag mycket arbete löpande och på stående fot; jag hade bara mig själv att ta hänsyn till på gott och ont. Numera har jag två nya kollegor som gör ett fantastiskt jobb och som medfört att vi kan bolla frågor, tänka nytt och hjälpa varandra på ett helt annat sätt. Mina nya kollegor kommer inte från den kommunala världen så vi har fått en bra mix av erfarenheter att utveckla framöver vilket ska bli spännande. Vi har stående avstämningar varje morgon där vi planerar in så all kommunikation får plats, i rätt kanal, vid rätt tid och att mixen blir attraktiv. Det är en ny känsla som först var ovan men nu känns fantastiskt bra. Jag som kommunikationsansvarig behöver inte göra allt jobb själv utan kan fokusera mer på de strategiska frågorna, och vara ett chefsstöd för att utveckla kommunikation på de olika förvaltningarna.

– Det är även vi på kommunikation som besvarar alla kommentarer på våra kanaler. De kommentarer som inkommer via mejl går till Kontaktcenter som vidaresänder till rätt avdelning för besvarande då vi inte använder meddelandefunktionerna.

– Planering av inlägg för sociala medier ligger i Office 365 i vårt kommunikationsteam. Vi använder Planner för att planera in kommande inlägg, fördelar ansvar för respektive inlägg och markerar vilka kanaler som ska användas. Det är ett enkelt och funktionellt verktyg där man tydligt kan se planering framöver, både denna vecka och veckor som kommer. Man kan se vem som publicerat, när och fördelningen mellan kanalerna. 

– Annonsering gör vi på uppdrag av verksamheterna som då internfaktureras och står för sina egna kostnader.

Valda plattformar

– Vi har valt Facebook och Instagram som två av de stora plattformarna som når många följare. Vi har också Youtube för att ladda upp filmer på.

–LinkedIn kommer vi arbeta mer med under hösten och kommer nu därför att starta upp ett arbete tillsammans med HR för att stärka arbetsgivarvarumärket.

Schrems II, GDPR och privacy

– I samråd med vårt dataskyddsombud har vi förtydligat våra regler i sociala medier. Vi har även stängt av meddelandefunktionerna och hänvisar numera till mejl som då går till vårt kontaktcenter för vidare hantering i verksamheterna. Detta för att minska ner på spridningen av personuppgifter, men också att frågorna hamnar hos rätt verksamhet direkt utan att behöva gå runt kommunikation. Detta har även visat sig hjälpa till att minska de meddelanden vi tidigare fick speciellt på fredag och lördag kväll. Man tänker nog en gång till innan man mejlar. 

Viktig kompetens för att lyckas med sociala medier

– Sociala medier är en av de kanaler vi använder och är ett kraftfullt redskap om det används rätt. Den största utmaningen är nog att få alla verksamheter att förstå varför man ska använda sociala medier och till vad. Det är en stor skillnad som enskild privatperson att använda sociala medier och en hel kommun. Som verksamhet glömmer man ibland att lyfta blicken och se hela koncernen och våra målgrupper, det är det vi hjälper till med på kommunikation. Att kommunicera det verksamheterna vill på ett sätt som stämmer överens med kommunkoncernens mål och vision. 

– Alla nyanställda chefer får en genomgång inom olika områden bland annat styrning och ledning, ekonomi, HR och kommunikation. Det sänder ett tydligt budskap att kommunikation är en fråga som är viktig i våra verksamheter.

– Kompetens relaterat sociala medier omfattar mycket. Vi utgår ifrån Lysekils kommuns värdeord: öppet, enkelt och värdigt. Det är mina honnörsord som jag vill att vi hela tiden arbetar med. Att lyssna in, bekräfta och förklara komplexa kommunala frågor på ett sätt som många förstår. Kompetens att också värdera kommunikationsinsatser så de kommer i rätt kanal, vid rätt tidpunkt och med rätt tonalitet anpassat efter målgruppen. När vi anställde nya kommunikatörer var utbildning i media ett krav. Jag själv har en pedagogisk examen i bagaget och tror den mixen var en fullträff. 

Stöd från ledning

– Vår nya kommundirektör kom till oss för ett år sedan med nya infallsvinklar, engagemang och driv. Detta har medfört att kommunikation kommit högre upp på agendan i kommunledningsgruppen vilket i sin tur har genererat fler resurser. Tack vare ett strategiskt arbete, där ledningen möjliggjort att kommunikation finns närvarande tidigare i många processer, har arbetet kunnat utvecklas.  

– Som vår kommundirektör Karolina Samuelsson säger: ”För mig är det oerhört viktigt att vi som kommun finns nära våra medborgare. Att finnas aktivt och medvetet på sociala medier är avgörande.”

Hur följer ni upp resultat av er närvaro i sociala medier? Vilka verktyg använder ni? Har ni tydliga mål?

– Vårt mål är att skapa starka sociala mötesplatser för Lysekils kommuns invånare, stärka vårt varumärke och öka tillgängligheten till kommunens information. Sociala medier är också en plattform där vi kan ta emot frågor och bemöta kritik.

– Som stöd i vårt arbete på sociala medier använder vi hashtaggen #tillsammansärvilysekilskommun. Detta gör vi för att visa att det är alla vi som bor och lever i Lysekils kommun som tillsammans kan göra vår kommun attraktiv att bo och leva i. Det är inte bara kommunens ansvar, det är alla vi tillsammans.

– Vi följer ständigt upp och utvärderar vår närvaro i sociala medier genom de dialoger och interaktioner som vi får på våra inlägg. Vi omvärldsbevakar även andra kommuners närvaro på sociala medier och följer relevanta webbsidor som skriver om kommunikation t.ex. Kommunikationsanalys.

– Statistik följer vi via en betald tjänst på Smampion. Via Smampion kan vi jämföra vår närvaro i sociala medier med andra kommuner. Vi ser vilka inlägg som genererar flest interaktion och delningar. Genom Smampions topplista kan vi också mäta vår närvaro under tid. Vi kan stolt säga att vi under det senaste året legat mellan 90-100 på deras skala där max är 100, avslutar Tove. 

Här hittar du Lysekils kommun på Facebook.

Under 2022 kommer fler tipsinlägg med röster och erfarenheter från bland annat bankerelhandelmyndigheterregionerpolitik och telekom. Du hittar även inlägg från bland andra Livrustkammaren och f.d. partiledare Jonas Sjöstedt.  Därtill finns även ett stort antal inlägg från flera av landets olika kommuner som till exempel Jönköpings kommunVetlanda kommunSotenäs kommun och Säffle kommun med många flera.

Må gott,

Lars

Dela gärna, ange: Källa: Kommunikationsanalys (www.kommunikationsanalys.se)

Foto: Tove Andersson, Lysekils kommun