Vetlanda kommun: Sociala medier vid kriskommunikation

Foto: Vetlanda kommun, Facebook

Under 2020 utökade Kommunikationsanalys sin blogg med ett flertal nya och intressanta branscher för bevakning och analys av deras framgång och närvaro i sociala medier, däribland kommuner. Här hittar du tidigare resultat för samt röster från landets kommuner i sociala medier.

Kommunikationsanalys blogg vill även inspirera genom att möjliggöra tips från digitala varumärken som antingen förekommer på de olika topplistor för sociala medier som bloggen lyfter, eller som belyser den vardag som ansvariga för sociala plattformar möter. En samlingsplats för professionella med #tipsfrånverkligheten.

Denna gång delar Annelie Jönsson, kommunikationschef vid Vetlanda kommun, sina tankar om hur kommunen arbetar med sociala medier för att nå framgång samt hantera uppföljning.

Foto: Vetlanda kommun, Annelie Jönsson

Vad vill Vetlanda kommun uppnå med sin närvaro i sociala medier?

– Framförallt vill vi vara synliga; vi vill ha en dialog med alla som bor och verkar i vår kommun. Inte enbart information utan stort fokus på kommunikation. Vi vill ha synpunkter och inspel från våra kommunbor, gärna innan olika beslut fattas. Vi vill vara aktiva och framåt, och på sättet vi kommunicerar locka vi till engagemang som på sikt stärker både platsens och kommunens varumärke.

– Det är viktigt för oss att finnas i de kanaler där medborgarna är och förväntar sig att få möta kommunen. Det är också viktigt att dyka upp där vi inte förväntas vara för att på så vis stärka bilden av att Vetlanda kommun ”är med” och fattar själva grejen. 

Hur resonerar och agerar ni för ett lyckat upplägg? 

– Vad är syftet med det som ska kommuniceras, vilka vill vi nå? I vilken kanal når vi målgruppen? Ska vi göra film, podd eller artikel med foto? Finns någon budget för sponsring? Därefter sätter vi samman en liten arbetsgrupp och kör igång. 

– Vi är alltid noga med att enbart använda våra egna medborgare och medarbetare i allt vi gör. Vi köper inte tjänster utan gör allt själva på kommunikationsavdelningen, dvs. manus, foton, film, redigering, podd, grafisk formgivning, artiklar osv. Vi är stolta över det sättet att jobba och upplever att vår kommunikation blir mer trovärdig. Som exempel denna – helt nya film – där vi rekryterar lärare inför höstterminen; läraren är verkligen lärare på den aktuella skolan, eleverna går på den aktuella skolan, livvakten är kommunikatör i vardagen, reportern jobbar i vårt kontaktcenter osv osv. 

Vill du också bli en superhjälte? Vetlanda kommun på YouTube

– Det viktigaste för att lyckas är att våga göra innehåll som engagerar, att vara idérik och hålla fast vid den strategi som vi valt. Att inte alltid vara så korrekt bara för att vi är en offentlig verksamhet. Här handlar det också om, för mig som chef, att vara öppen för de idéer och inspel som medarbetarna kommer med, att inte hämma utan låta dem växa. Ibland blir det fel men då lär sig alla av det och det blir bättre nästa gång. Just att våga testa är något som jag är mån om att uppmuntra.

– Det är också viktigt att ha kännedom om målgruppen för de olika kanalerna och att göra innehåll kopplat till målgruppen. Att jobba med kreativa medarbetare och låta dem växa i sina roller. Att komma ifrån det formella – våga sticka ut och göra lite tvärtemot ibland. Vårt vinnande koncept är att jobba mycket med humor och våga löpa linan ut även om vi ibland går helt bananas. Alla gillar inte det vi gör men Vetlanda syns och hörs och det ger ringar på vattnet. 

– Det är vi på kommunikationsavdelningen som ansvarar för kommunens sociala medier. Vi finns på Facebook med tre olika konton (ett för kommunen, ett för platsen och ett för jobb), Instagram med tre konton (samma som Facebook), LinkedIn och YouTube. På Twitter har vi ett konto som inte används aktivt utan i dagsläget är ett nyhetsflöde kopplat till vår hemsida. Facebook är vår primära kanal rent allmänt. Sedan anpassar vi oss beroende på målgrupp.

– Vi jobbar mycket konsultativt. Verksamheter kommer till oss med ett behov av att kommunicera något. Vi ställer frågor kring syfte och målgrupp och börjar sedan planera utifrån det. Vi sätter samman en arbetsgrupp som består av kommunikatörer och representanter från beställaren. Beroende på vad som ska göras är olika personer med från vårt håll. Handlar det om film så är det vår projektledare för rörlig media, handlar det om grafisk formgivning så är det en annan medarbetare osv. Ett flexibelt arbetssätt utifrån själva uppdraget.

– Det är inte kommunledningen som driver på och föreslår upplägg relaterat till sociala medier. Vi har snarare drillat våra chefer till att föra fram ett behov och sedan gör vi valet av kanal utifrån syfte och mål. Nu är vi i ett läge där de flesta känner sig bekväma med det. Man beställer inte längre en film, ett inlägg e.dyl utan man hör av sig kring vad man vill förmedla och varför. Jag är helt övertygad om att kommunledningen förstår vikten av sociala meder och dess genomslagskraft. Det jag kan sakna från kommunledningshåll – och då kanske framförallt politiskt – är att man inte har en uppfattning om hur mycket tid det faktiskt tar att göra relevant innehåll.

Engagerande inlägg och annonsbudget – och Schrems II-domen

– Antal inlägg varierar väldigt över året. Vi har inget uttalat mål kring antal inlägg utan gör dessa när vi har behov. Sommartid har vi oftast fler inlägg rent generellt då vi också är ansvariga för turisminformation, och att det oftast är lätt att göra engagerande inlägg kopplat till det.

– Vi har sett att tisdagar och torsdagar runt kl. 19 är den tid som funkar bäst för våra inlägg rent generellt. Vi publicerar också en del på lördagar och söndagar, runt kl. 8-9. Vi använder alltid publiceringsflödena och förpublicerar i de medier där den funktionen finns.

– Vi vill att våra inlägg ska vara engagerande. Sedan lyckas vi såklart inte alltid men vi låter hellre bli att publicera än publicera något som vi inte tror går igenom. Ibland handlar det om ren information, det kommer vi aldrig ifrån, men vårt huvudsyfte är kommunikation. Under de senaste åren har vi märkt att reaktioner och kommentarer ökar rent generellt. Framförallt delningarna.

– Vi har en satt svarstid på två dygn när det gäller alla våra kanaler och det gäller för alla verksamheter och medarbetare, även för e-post osv. När det handlar om sociala medier så har vi inte alltid svaren utan måste kolla med handläggare e.dyl. varför svaren ibland kan dra ut på tiden. Har vi svaren själva så ger vi dem direkt frågan kommit in.

– Vi har ingen budget som enbart är knuten till annonsering i sociala medier. Budgeten är ofta knuten till de olika uppdragen och bekostas av respektive verksamhet. Vi annonserar oftast inte för högre summor än 1 000 kr åt gången. I rekryteringssammanhang kan det hända att det rör sig om 5 000 kronor för enskilda tjänster. I de fall vi lägger mycket tid på exempelvis en film så är det viktigt att den också får synas och då kopplar vi alltid på en annonsbudget. I en del av dessa fall bekostas det av vår egen generella marknadsföringsbudget.

– Vad gäller Schrems II-domen så har vårt innehåll inte påverkats. Vi har däremot uppdaterat våra samtycken så att de som är med på foton och i filmproduktioner får godkänna att deras personuppgifter kan föras över till tredje land.

Kriskommunikation

– Sociala medier är otroligt viktiga vid kriskommunikation. Det är där vi når den breda massan. Kopplat till den allvarliga händelsen vi hade 3 mars 2021 så var vår webb själva ”byrån” för all information – och sociala medier blev det som drev trafik till webben. Det var i sociala medier man fångade upp det kommunen hade att säga, och tog sig sedan vidare till webben för mer detaljerad info.

– I ett krisläge är det också stora utmaningar med sociala medier sett till de rykten som lätt kan spridas och hur snabbt allt går. Det handlar dels om att lägga tid på omvärldsbevakning, dels att möta upp frågor som ställs i andra forum än våra egna, och också ibland rätta till rena felaktigheter. 

Foto: Vetlanda kommun, Facebook

Hur följer ni upp resultat av er närvaro i sociala medier? Vilka verktyg använder ni? Har ni tydliga mål?

– Vi följer upp inläggen ett och ett och resonerar kring dem i lärande syfte. Vad funkade bra, vad funkade inte? Vi följer upp vilka tider på dygnet som funkar bäst för publicering och använder publiceringsverktyget för alla inlägg. Vi har koll på hur våra målgrupper ser ut i våra olika kanaler och hur de ändras över tid. Vi strävar efter en interaktionsnivå i Facebook-inläggen på minst 7 procent.

– Vi använder alltid våra egna medarbetare och medborgare i det vi gör. Det driver engagemang i sig. Foton och filmer där man får se människor man känner igen och kan relatera till. Sedan har vi det här med humor igen, det är också ett vinnande koncept. På Facebook är det lätt att se engagemangsnivån där vi har målet på 7 procent. Ofta ligger vi runt 20 procent så vi kan säkert öka vår målsättning.

– Vi använder inga speciella verktyg för uppföljning utan använder i dagsläget det som de olika sociala plattformarna erbjuder. Vi mäter inte på andra sätt utan blir bekräftade hyfsat ofta genom hurrarrop och inspel som görs kring inläggen, men också i de inlägg som vi själva gör i våra yrkesroller. Till exempel på LindedIn där jag själv är mycket aktiv och gillar att visa upp det vi gör, avslutar Annelie.

Här hittar du Vetlanda kommun på Facebook.

Under 2021 kommer fler tipsinlägg med röster och erfarenheter från bland annat banker, elhandel, myndighetersjukhus, regioner, politik och telekom. Du hittar även inlägg från bland andra Livrustkammaren och f.d. partiledare Jonas Sjöstedt

För dig med specifikt intresse för kommuner i sociala medier vill jag tipsa om denna länk, där du bland annat hittar inspirationsinlägg som dessa från Säffle kommun och Höganäs kommun.

Följ gärna Kommunikationsanalys på Facebook och LinkedIn för att säkra nya insikter.

Behöver du eller din organisation ett bollplank eller stöd vad gäller social media management? Välkommen att höra av dig.

Må gott,

Lars

Dela gärna, ange: Källa: Kommunikationsanalys (www.kommunikationsanalys.se)

Foto: Vetlanda kommun 

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.